Diriger une entreprise, ou même y travailler pour certains salariés dont le poste s’y prête, c’est aussi devoir s’accommoder de toutes les tâches administratives que le système impose. Or, la France est sans doute l’un des pays les plus difficiles en la matière. Sans surprise, cette activité chronophage incontournable est une source majeure de perte de temps, ce qui peut causer de véritables problèmes de productivité.

Pour optimiser la gestion de votre temps lors de vos heures de travail, il existe quelques bonnes pratiques à suivre. De même, certains outils peuvent vous aider à ne plus perdre de longues heures avec les différentes tâches administratives sous votre responsabilité.

Mettre en place un planning et définir des priorités

Pour optimiser le temps passé sur les tâches administratives, l’un des premiers réflexes à avoir est de mettre en place un planning, de préférence organisé par ordre de priorités. Cela permet non seulement de les inclure au fil de la journée, mais en plus, c’est aussi une excellente astuce pour éviter d’oublier certaines d’entre elles.

Le planning des tâches administratives peut s’organiser de différentes façons, même si deux méthodes paraissent plus efficaces que les autres. La première implique de réaliser lesdites tâches au fur et à mesure, sans reporter pour ne pas accumuler, alors que la seconde favorise le blocage d’une journée de travail complète (par semaine ou par quinzaine) pour traiter les différents dossiers concernés.

Utiliser des logiciels de gestion

L’émergence du numérique a révolutionné le quotidien des salariés et des entreprises, notamment en matière de gestion d’activité. 

Par exemple, il existe de nombreux agendas électroniques, capables de traiter tout ce qui concerne les mails, les rendez-vous, etc. De même, des outils directement connectés aux comptes de l’entreprise peuvent permettre de tracer les dépenses, mais aussi de calculer les bénéfices et les cotisations à payer. Également, des applications en cloud favorisent la gestion des tâches administratives, que ce soit via la sauvegarde des données ou grâce à l’automatisation de certaines actions récurrentes.

De leur côté, les plateformes administratives n’hésitent plus à proposer plusieurs options pour faciliter le traitement de ce type de tâches. Ainsi, entre autres exemples, les entreprises peuvent choisir d’effectuer des déclarations trimestrielles au lieu des déclarations mensuelles.

Savoir déléguer les tâches chronophages

Même si de nombreuses entreprises persistent dans cette voie, la gestion des tâches administratives ne dépend pas nécessairement d’une seule personne. En effet, la délégation de cette question peut aussi être un moyen de gagner en productivité.

Ainsi, une entreprise dispose de différentes solutions pour déléguer ses tâches administratives et ne pas surcharger ses salariés avec des dossiers chronophages. En matière de comptabilité, elle peut par exemple faire appel à des cabinets spécialisés, sans aucun doute plus aptes à prendre en charge ces différents processus. Cela vaut bien entendu pour tous les domaines.

Notons enfin que, si contacter des collaborateurs extérieurs à l’entreprise dans chaque domaine administratif à déléguer peut s’avérer complexe, certaines agences spécialisées dans le traitement des tâches administratives et la gestion de ces dossiers (tous domaines confondus) existent et se proposent de prendre le relais.