Comment obtenir le remboursement des frais engagés avant la création d’une entreprise ?

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• Quelles dépenses engagées avant la création peuvent être remboursées ?
• Comment prouver qu’une dépense concerne bien la future entreprise ?
• Faut-il une clause dans les statuts pour être remboursé lorsque l’on crée une société ?
• Comment la comptabilité enregistre-t-elle ces remboursements et que faire pour la TVA ?
  • Points comptables et pratiques à retenir
• Quels sont les pièges et les erreurs les plus fréquentes à éviter ?
• Que faire si vous n’avez pas de facture au nom de la future entreprise ?
• Tableau : différences pratiques entre société et entreprise individuelle
• Checklist pratique avant d’avancer des frais pour une future entreprise
• FAQ

Beaucoup d’entrepreneurs en herbe ne réalisent pas qu’ils peuvent avancer des frais avant l’immatriculation et se les faire rembourser ensuite : c’est possible, mais encadré. Voici un guide pratique pour savoir quelles dépenses sont concernées, comment les documenter, quelles erreurs éviter et comment elles doivent apparaître en comptabilité et en matière de TVA.

Quelles dépenses engagées avant la création peuvent être remboursées ?

Concrètement, toutes les dépenses strictement liées au démarrage de l’activité peuvent être remboursées si vous les justifiez correctement. On retrouve fréquemment :

• les frais liés à la recherche et à la réservation d’un local (dépôt de garantie, devis de travaux) ;
• l’achat de matériel nécessaire au lancement (ordinateur, outillage, mobilier professionnel) ;
• les dépenses de communication et de visibilité (nom de domaine, maquette de site, création de logo) ;
• les assurances professionnelles souscrites avant l’ouverture ;
• les frais de voyage ou de prospection relevant directement du projet.

En revanche, les apports en nature destinés à constituer le capital (par exemple : un serveur donné en apport) ne doivent pas être remboursés : ils sont évalués et intégrés au capital social. De même, les dépenses mixtes (usage privé et pro) exigent un prorata clair sinon elles risquent d’être partiellement refusées.

Comment prouver qu’une dépense concerne bien la future entreprise ?

La clef, c’est le justificatif. Les administrations et votre expert-comptable vont chercher la cohérence entre la nature de la dépense et le projet d’entreprise. Idéalement vous devez présenter :

• la facture ou le contrat indiquant le nom de la future société ou, à défaut, un document liant clairement la dépense au projet (devis signé, bon de commande, e‑mail contractuel) ;
• la preuve de paiement (relevé bancaire, reçu bancaire) ;
• un bref descriptif ou une note explicative si la dépense est atypique.

Observation fréquente : beaucoup d’entrepreneurs utilisent leur carte personnelle et jettent les tickets. Sans la facture, la récupération de la TVA est compromise et le remboursement peut être contesté. Conservez tout, numérisez, et placez les documents dans un dossier « frais pré-création ».

Faut-il une clause dans les statuts pour être remboursé lorsque l’on crée une société ?

Oui, si vous créez une société, il est fortement recommandé d’insérer une clause prévoyant le remboursement des frais exposés pour le compte de la société en formation et d’annexer la liste détaillée des engagements aux statuts. Sans cette formalité, le remboursement est souvent plus compliqué à justifier auprès des banques et des tiers.

Pratique courante chez les experts‑comptables : joindre une annexe récapitulative datée et signée par les futurs associés précisant la nature des dépenses, les montants et les justificatifs joints.

Comment la comptabilité enregistre-t-elle ces remboursements et que faire pour la TVA ?

Au plan comptable, les sommes avancées par un associé ou le futur dirigeant sont généralement inscrites au crédit d’un compte courant d’associé (pour les sociétés) ou au crédit du compte personnel de l’exploitant (pour les entreprises individuelles). Le remboursement se fait ensuite depuis les fonds de la société.

Concernant la TVA, règle pratique : pour pouvoir récupérer la TVA, il faut une facture conforme au nom de l’assujetti (donc au nom de la société). Si la facture antérieure a été émise au nom d’un particulier, la TVA est en principe irrécoverable, sauf solution administrative (facturation rectificative ou note de refacturation) très encadrée. Beaucoup d’entrepreneurs pensent qu’une simple refacturation au moment de l’immatriculation règle la question : elle permet le remboursement mais ne garantit pas la récupération de la TVA.

Points comptables et pratiques à retenir

• Conservez les originaux et la preuve de paiement ;
• Annexez la liste des frais aux statuts si société ;
• Enregistrez les sommes avancées au compte courant d’associé afin de pouvoir justifier un remboursement ultérieur ;
• Demandez à votre expert‑comptable d’examiner la possibilité d’une facture au nom de la société ou d’une refacturation correcte pour la TVA.

Quels sont les pièges et les erreurs les plus fréquentes à éviter ?

Voici les erreurs que nous rencontrons le plus souvent en cabinet :

1. Perdre ou ne pas demander de facture au bon nom ;
2. Mélanger dépenses personnelles et professionnelles sans justificatif ;
3. Omettre d’inscrire la clause de remboursement dans les statuts pour une société ;
4. Transformer instinctivement des dépenses en apports en nature sans procéder à l’évaluation formelle (ce qui empêche le remboursement) ;
5. Attendre trop longtemps : plus la dépense est ancienne, plus elle sera difficilement justifiable auprès d’un tiers ou des services fiscaux.

Astuce terrain : dès que vous envisagez un achat lié au futur business, demandez la facture au nom de la société à venir, même si elle n’est pas encore immatriculée — complétez-la ensuite avec votre numéro SIREN le moment venu, avec l’aide d’un professionnel si nécessaire.

Que faire si vous n’avez pas de facture au nom de la future entreprise ?

Si la facture est à votre nom personnel, vous pouvez tout de même vous faire rembourser par la société après immatriculation, mais la TVA ne sera généralement pas récupérable. Pour limiter les risques :

• refacturez clairement la dépense à la société avec un document écrit précisant la nature du remboursement ;
• conservez la preuve du lien entre la dépense et la future activité (devis, échanges, preuve de commande) ;
• consultez votre expert‑comptable avant d’intégrer l’opération dans la comptabilité.

Tableau : différences pratiques entre société et entreprise individuelle

Aspect	Société	Entreprise individuelle
Date de création officielle	Signature des statuts (ou immatriculation pour effet)	Inscription au CFE
Clause / formalisme	Clause de remboursement et annexe recommandées	Pas de formalité particulière, conserver justificatifs
Comptabilisation	Compte courant d’associé → remboursement ultérieur	Compte de l’exploitant → remboursement/prise en charge
Récupération de la TVA	Possible si facture conforme au nom de la société	Possible si facture conforme au nom de l’exploitant

Checklist pratique avant d’avancer des frais pour une future entreprise

• Demandez la facture au nom du projet ou conservez un écrit liant la dépense au projet ;
• Conservez les preuves de paiement et numérisez-les ;
• Préparez une annexe détaillée si vous créez une société ;
• Classez les dépenses remboursables et celles à traiter comme apports ;
• Consultez votre expert‑comptable pour la TVA et l’enregistrement comptable.

FAQ

Puis‑je me faire rembourser des frais engagés six mois avant la création ?
Oui si vous apportez des justificatifs solides et que la dépense est clairement liée au démarrage. Toutefois, plus l’écart temporel est long, plus il faudra prouver le lien direct avec l’activité ; la pratique accepte souvent un délai de quelques mois (3–6 mois) mais ce n’est pas une règle fixe.

La TVA sur une facture au nom d’un particulier est‑elle récupérable après immatriculation ?
En général non : pour récupérer la TVA, il faut une facture établie au nom de l’assujetti. Des solutions administratives existent mais elles sont exceptionnelles et doivent être validées par un professionnel.

Faut‑il annexer la liste des dépenses aux statuts ?
Pour une société, c’est une bonne pratique et souvent indispensable si les associés veulent se faire rembourser. L’annexe décrit la nature des frais avancés et évite les contestations.

Que faire si j’ai perdu une facture importante ?
Recontactez le fournisseur pour obtenir une copie. Si impossible, rassemblez tout document annexe (bon de livraison, e‑mails, prélèvements bancaires) et expliquez la situation à votre expert‑comptable : la TVA risque d’être perdue, mais le remboursement interne peut parfois être validé.

Peut‑on intégrer une dépense avancée en apport en nature au capital ?
Oui, mais alors elle n’est pas remboursée : l’objet apporté est évalué et intégré au capital social suivant des règles d’évaluation. Cette voie nécessite souvent l’intervention d’un commissaire aux apports pour certaines sommes ou biens.

Quels documents garder obligatoirement ?
Factures, preuves de paiement, devis/contrats signés, annexe aux statuts (pour les sociétés) et tout échange attestant que la dépense concerne le projet entrepreneurial.